Teknisen kynnyksen yli on mentävä - vaikka veisi aikaa
Teknisillä ratkaisuilla on mahdollista vähentää työtä merkittävällä tavalla. Tämä vaatii kuitenkin aina ensin uuden tekniikan hallinnan opiskelua eli vie aikaa.
Suuri osa parhaista teknisistä innovaatioista tulee harmillisesti viivästyneenä
perinteisiin toimintaympäristöihin, mikä ylläpitää vaivalloisia toimintatapoja.
Sosiaalinen media ei ole pelkkä tekninen ratkaisu, kuten ehkä mielikuva web 2.0 -ilmiöstä korostaa. Ilman teknisiä ratkaisuja ihmisten yhteistyö ja verkostoituminen olisivat vaikeampia ja hitaampia.
Internet ja siellä toimiminen sekä teknisten välineitten käyttäminen viestinnässä saavat aikaan kahtalaisia tuntemuksia ihmisissä:
- toisten mielestä työtoiminta sirpaloituu ja monimutkaistuu, hallinnan tunne katoaa, kiire ja työtaakka lisääntyvät
- toisten mielestä taas käy suunilleen päin vastoin
- Yleensä ensimmäiset askeleet uusilla välineillä ovat työläitä. Koeta sietää hidas alku.
- Neuvon kysyminen on suositeltavaa. Omatoimisuuskin on toki paikallaan. Etsi opettelun kohteena olevan ohjelman tai verkkoympäristön ohjeet. Ne sisältävät usein pieniä videoita ja havainnollisia ruutukaappauksia. Englannin kieltä ei kannata pelästyä.
- Uudista rutiinejasi – jätä pois tehottomia työtapoja.
- Pyri ekonomiaan viestinnässä. Viestitä lyhyesti, kerro oleellisin heti ja otsikoi havainnollisesti.
- Opettele otsikkosyötteiden ja sosiaalisten kirjanmerkkien käyttäminen. Niistä on todellista apua.
- Kalenteriohjelmat, kalentereiden synkronointi ja muistutukset voivat olla avuksi.
- Kaikki keinot, joilla voit vähentää dokumenttien etsintää, ovat tarpeellisia. Kokoa esimerkiksi yhteiset tiedostot ryhmän verkkosivuille sen sijaan, että lähettäisit niitä liitetotedostoina.
- Verkossa vastavuoroisuus toimii: vinkkaa ja auta. Saat samalla mitalla takaisin. Lopputuloksena saatat säästää pienellä vaivannäöllä paljon aikaa ja vaivaa.
Ajanhallintaan näppäriä välineitä ja verkkosivuja
37signals on kehittänyt useita verkkosovelluksia projektinhallintaan. Palveluitten riisitut perusversiot ovat ilmaisia.
Virtuaaliset muistilaput (etsi hakusanalla stickies) ja to-do -listat, esimerkiksi Ta-da Lists.
Monipuolinen ajankäytön suunnittelun apulainen on Voo2do.
Aina hankalaan yhteisen ajan sopimiseen tai valinnoista äänestämiseen löytyy muutamia käteviä verkkopalveluita: Doodle ja Sumpli. Palvelun käyttäjä luo ajankohdasta sopimisen verkossa, saa suoran linkin sivulle ja jakaa linkin sähköpostitse tai verkkosivuilla ryhmälle. Jokainen käy itse merkitsemässä sopivan kokousajan tai äänestyspäätöksensä. Koska verkkosivu on avoin, ryhmässä voidaan sopia, että käytetään esimerkiksi nimikirjaimia tai etunimiä.
Kalenteri pitää ajassa
Tietokone, kännykkä ja Internet laajentavat kalenterin mahdollisuuksia. Verkko- ja mobiililaitteen kalenterit voi synkronoida keskenään, mikäli ne tukevat iCal (iCalendar) -ominaisuutta. Synkronointi tarkoittaa sitä, että kalenterit vaihtavat tietojaan niin, että molemmissa on samat merkinnät. Etsi kokeillen oma suosikkisi, tässä ideoita:- Perinteinen paperikalenteri on edelleen verraton. Sen käynnistymistä ei tarvitse odotella - vaarana tosin hukkaaminen.
- Sähköpostiohjelman kyljessä oleva kalenteriohjelma (Microsoft Outlook tai )
- erillinen kalenteriohjelma (esim. Sunbird ks. suomenkielinen Sunbird-opas)
- Verkkokalenteri, esim. Google Kalenteri, jonka voi jakaa tuttavien nähtäväksi ja synkronoida yhteen sekä Outlookin että kännykän kalenterin kanssa.
- Oppimisympäristöt
tarjoavat erilaisia kalentereita ja mahdollisuuksia lähettää muistutuksia ja ilmoituksia käyttäjäryhmille.